Ufficio di Segreteria1848 - 1947

La corrispondenza e la documentazione del fondo riflette le funzioni principali del segretario capo, poi direttore dell'Ufficio di Segreteria (cfr. Storia istituzionale). Il direttore dell'Ufficio della Segreteria doveva vigilare su tutto il personale, suddiviso tra impiegati di Segreteria e corpo di stenografi, riguardo all'orario e alla disciplina, ammonire e correggere chi vi contravveniva e riferire al Consiglio di presidenza le mancanze riscontrate (art. 3). Per quanto ri­guardava il servizio, da lui dipendevano gl'impiegati di Segreteria (art. 4). Riguardo alle funzioni proprie della Segreteria, era incaricato della corrispondenza, di raccogliere e riporre «le lettere, le proposizioni, gli indirizzi, gli emendamenti originali», provvedere alla stampa degli atti, doveva rispondere «d'ogni incaglio che incontri il servizio [...] dan­do egli stesso esempio d'esattezza e d'assiduità», doveva concorrere alla compilazione del processo verbale (art. 5). Il segretario capo ebbe an­che competenze che riguardavano la Questura fino al 1873 (nel 1873, l'incarico di segretario ragioniere della Questura fu staccato intera­mente dalla Segreteria e con il regolamento del 1876 al segretario capo furono formalmente sottratte tutte le funzioni riguardanti l'Ufficio di questura). Col regolamento del 1861 fu definitivamente istituito l'Ufficio di segreteria («Il personale pel servizio interno del Senato si divide in quattro Uffizi, cioè: 1. Segreteria, revisione e stampa. 2. Stenografia. 3. Biblioteca e Archivio. 4. Eco­nomato e cassa» (art. 104 del regolamento del 1861) e al segretario capo fu attribuita espressamente la supervi­sione sul lavoro dei revisori che dipendevano dalla Segreteria e si oc­cupavano non solo della revisione delle cartelle stenografiche, ma anche della correzione delle bozze di stampa dei resoconti (art. 110 del regolamento del 1861). Negli anni '80, con l'introduzione della macchina Michela, la revisione dei resoconti fu affidata all'Ufficio di stenografia (Consiglio di presidenza, Processi verbali, 12 giugno 1887 e Comitato segreto, Processi verbali, 30 giugno 1887) che divenne Ufficio dei resoconti delle sedute pubbliche (deliberazione del Consiglio di presidenza del 17 febbraio 1898, recepita nelle modifiche apportate al regolamento il 22 febbraio 1900), mentre l'Ufficio di segreteria, revisione e stampa fu denominato Ufficio di segreteria e stampa. Con le modifiche regolamentari del 1900 al direttore della Se­greteria fu affidata anche la gestione degli archivi, prerogativa fino ad allora del bibliotecario archivista (la biblioteca continuava ad avere «la custodia dell'archivio destinato agli atti della Famiglia Reale», art. 115 del regolamento con modifiche del 1900). L'archivio dell'Alta corte di giustizia, dal 1917, costituì un fondo distinto da quello della Segre­teria, «ben diviso e separato dagli altri archivi», posto «alla sola ed esclusiva dipendenza del Presidente del Senato» (Senato del Regno, Atti parlamentari, Documenti, legislatura XXIV, 1ª sessio­ne, 1913-1917, doc. CXLIX, Relazione della Commissione per il regolamento interno del Senato. Modificazioni agli articoli riguardanti gl'impiegati e gl'inservienti, pre­sentata il 25 giugno 1917, p. 1). Con la riforma del regolamento del Senato del 1929 fu istituita la figura del Segretario generale che, come auspicava il Presidente Federzoni, assicurasse «la coesione degli Uffici e l'unità di indirizzo». Il Regolamento interno degli Uffici e del personale del Senato del 1929 ridefinì le funzioni del direttore dell'Ufficio di segreteria e stampa, rinominato Ufficio di segreteria e archivio (art. 6). L'Ufficio di segreteria e archivio aveva il compito di ricevere i documenti rela­tivi alla nomina e convalidazione dei senatori, provvedere alla stampa dei disegni di legge, degli ordini del giorno delle sedute, degli emendamenti; preparare i testi autentici dei disegni di legge approvati e trasmetterli alla Camera o al Governo, conservan­done una copia negli archivi del Senato; dare corso alle interrogazioni e interpel­lanze; custodire i verbali del Consiglio di presidenza e dei Comitati segreti; gli in­cartamenti delle commissioni e degli uffici centrali, classificare le petizioni; auten­ticare le firme dei senatori; tenere conto dei congedi; protocollare tutta la corri­spondenza del Segretariato generale; provvedere alla custodia dell'archivio segreto e del registro dei decreti presidenziali. L'Archivio doveva conservare gli atti relativi alla nomina dei senatori, tutti gli stampati, i processi verbali delle sedute, i testi di legge e le petizioni, gli incartamenti delle commissioni. Alle competenze dell'Ufficio di segreteria e archivio che divenne Segreteria e archivio legislativo, si aggiunse, con il Regolamento in­terno degli Uffici e del personale del 1941, l'attività di redazione del processo verbale delle sedute pubbliche (art. 5).